La pratique
Après une rétrospective ou un atelier, la liste des sujets dépasse presque toujours le temps disponible pour en parler. Le vote par points (dot voting, ou vote à gommettes) laisse l'équipe choisir : chacun reçoit quelques points, les répartit sur les sujets qui lui importent, et l'on traite les sujets dans l'ordre des points reçus.
En quatre temps
- On réunit les sujets. Ceux relevés au tableau, ou la liste préparée par l'animateur, sans doublon.
- On fixe les règles. Le nombre de points par personne, et si l'on peut en mettre plusieurs sur un même sujet.
- Chacun vote, en secret. Personne ne voit les points des autres avant la fin.
- On révèle le classement. Les premiers sujets passent en discussion ; les autres attendront, ou n'avaient pas besoin d'être traités.
Combien de points ?
Un repère courant : environ un tiers du nombre de sujets. Trop peu, et chacun ne vote que pour son sujet favori ; trop, et tous les sujets reçoivent quelque chose, le classement ne départage plus rien. Autoriser plusieurs points sur un même sujet laisse chacun appuyer ce qui lui tient à cœur ; l'interdire fait compter des personnes plutôt que des points.
Au tableau, les premières gommettes collées attirent les suivantes : on hésite, on regarde où les autres ont voté, on suit. Le vote secret supprime cet effet d'entraînement, et donne le même poids à ceux qui n'osent pas afficher leur choix devant le reste de l'équipe.
Avec l'outil
L'animateur colle la liste des sujets et projette le code de la séance ; chacun vote depuis son téléphone, avec des gommettes qui passent de sa réserve aux sujets choisis. À distance, « Copier le lien » donne l'adresse à coller dans la conversation de la visio : elle ouvre directement la séance. L'écran projeté n'affiche que le nombre de votants. À la révélation, le classement donne les points et le nombre de personnes de chaque sujet : à points égaux, le sujet soutenu par le plus de personnes passe devant. « Lancer la discussion » reprend ensuite les premiers sujets un à un, sur la même page, chacun avec son temps si vous le souhaitez.
Quand l'utiliser
Le vote par points est utile quand plusieurs propositions tiennent la route et que l'équipe doit vite repérer celles qui méritent le plus d'attention. Il aide à prioriser, mais ne remplace pas la discussion qui mène à la décision.
Comptez cinq minutes pour une dizaine de sujets, révélation comprise.
Il convient
- Les pistes d'amélioration d'une rétrospective ou d'un atelier
- Les idées d'un brainstorming
- Une liste d'irritants, pour savoir par où commencer
- Des options ou des solutions à départager
Mieux vaut l'éviter
- Une décision qui demande une analyse poussée
- Un sujet soumis à des contraintes réglementaires ou de sécurité
- Une priorité fixée par l'urgence, le coût ou la valeur métier
- Un engagement à faire valider par toute l'équipe
Pour vérifier que toute l'équipe croit à un engagement, le vote de confiance est fait pour ça. Et quand ce sont les participants qui apportent les sujets, le Lean Coffee enchaîne la collecte, la présentation, le vote et la discussion, avec le vote du pouce pour prolonger un sujet. Une fois les actions décidées, le suivi des actions leur donne un responsable et les reprend à la séance suivante. Pendant la discussion, les actions décidées se notent sous chaque sujet et rejoignent le plan d'actions de l'équipe.
Retour d'expérience terrain
Choisir ensemble par quoi commencer
J'ai utilisé le vote par points en rétrospective et en atelier d'amélioration continue, chaque fois que l'équipe devait choisir ensemble les sujets à traiter en premier.
Plus vite, et avec tout le monde
On tranche plus vite, chacun participe, et l'on voit d'un coup d'œil les sujets qui intéressent le plus l'équipe.
Les points de vigilance
Trois choses demandent de l'attention : ne pas se laisser influencer par les votes des autres, s'assurer que chaque sujet est clair avant de voter, et ne pas confondre popularité et importance réelle.
Un vote, puis une discussion
C'est un outil simple et efficace pour prioriser ensemble, à condition de le faire suivre d'une discussion : c'est elle qui valide les priorités et décide des actions à mener.
Limites à garder en tête
- Le classement ordonne la discussion, il ne décide pas. Un sujet peu voté peut rester important pour une personne : laissez-lui une porte, en fin de séance ou en tête à tête.
- Le vote stratégique existe. Tout miser sur un seul sujet pour le faire passer devant : c'est permis quand le cumul l'est, et c'est parfois le signal d'un vrai irritant.
- Les doublons dispersent les voix. Deux formulations du même sujet se partagent les points : regroupez-les avant de voter.
- Les ex aequo se départagent à voix haute. Un rapide tour de table, ou un second vote sur les seuls sujets à égalité.
Côté données : ni compte, ni nom, ni adresse IP. Les points ne sont transmis à personne avant la révélation, et la séance est effacée dès que l'animateur la ferme, ou trente jours après sa dernière utilisation. Le détail figure dans la politique de confidentialité.