La pratique
Une réunion se termine, chacun repart à son poste. Personne n'a dit que l'atelier avait traîné, ni que la rétrospective tournait en rond depuis trois sprints. Le ROTI et la météo d'équipe servent à capter ce signal, en quelques secondes, avant qu'il ne se perde.
Le ROTI, pour juger une réunion
ROTI signifie Return On Time Invested, le retour sur le temps investi. En fin de séance, chacun note de 1 à 5 ce qu'il en a retiré au regard du temps passé :
| Note | Signification |
|---|---|
| 1 | Temps perdu, je n'en ai rien retiré |
| 2 | Utile, mais pas à la hauteur du temps passé |
| 3 | À l'équilibre : autant que le temps investi |
| 4 | Plus que le temps investi |
| 5 | Excellent, un temps très bien investi |
Le 3 est le point d'équilibre : en dessous, la réunion a coûté plus qu'elle n'a rapporté. Ceux qui ont noté bas peuvent dire en une phrase ce qui l'aurait rendue plus utile.
La météo, pour prendre le pouls de l'équipe
La météo ne juge pas une réunion mais l'état de chacun : orage, pluie, nuages, éclaircies ou soleil. En ouverture de rétrospective, elle aide l'animateur à choisir le ton de la séance. En fin de sprint, répétée d'une fois sur l'autre, elle signale une fatigue ou une tension qui s'installe.
Pourquoi l'anonymat change tout
À main levée, les notes se calent sur celles des premiers, et personne n'ose un 1 devant le manager. Avec l'outil, chacun vote depuis son téléphone : les résultats restent masqués jusqu'à la clôture, et les commentaires s'affichent dans le désordre.
- L'animateur ouvre une séance. Il choisit ROTI ou météo ; l'outil affiche un code et un QR code, à projeter ou à coller dans la discussion.
- Chacun vote. Une note, un commentaire facultatif. On peut corriger son vote tant que la séance est ouverte.
- L'animateur clôt et révèle. La répartition, la moyenne et les commentaires s'affichent pour tous, puis la séance rejoint l'historique de l'équipe.
Une note isolée dit peu. C'est la courbe qui parle : un ROTI de rétrospective qui baisse trois fois de suite appelle à changer de format, une météo qui se couvre appelle une conversation.
Quand l'utiliser
Deux minutes suffisent, mais ces deux minutes doivent servir à quelque chose : un vote dont personne ne lit le résultat use vite la bonne volonté.
Il convient
- Rituels récurrents : rétrospective, revue, comité
- Ateliers dont on veut améliorer le format
- Équipe où la parole circule mal en groupe
- Besoin de suivre le moral sur plusieurs sprints
Mieux vaut l'éviter
- Réunion ponctuelle qui ne se reproduira pas
- Groupe de deux ou trois : l'anonymat ne tient pas
- Aucune intention d'agir sur le résultat
- À chaque réunion de la semaine : la lassitude gagne
Gardez un même rituel par historique : les ROTI de vos rétrospectives et de vos revues ne se comparent pas. L'outil permet de créer plusieurs tableaux, un par équipe ou par instance.
Pour vérifier qu'une équipe croit à un engagement, plutôt que juger une réunion passée, le même outil propose le vote de confiance.
Retour d'expérience terrain
Repérer la lassitude à temps
Le premier service que m'a rendu le ROTI, c'est de détecter suffisamment tôt une tendance à la lassitude. Une cérémonie qui s'use ne s'arrête pas d'un coup : les notes s'effritent d'une séance à l'autre, bien avant que quelqu'un le dise. En suivant la courbe, nous avons pu adapter le format des cérémonies avant qu'elles ne deviennent une corvée.
La voix de l'équipe, le cap du facilitateur
Le ROTI sert aussi à l'équipe pour exprimer ce qu'elle attend : ce qu'elle veut, ce qu'elle ne veut pas, ce qui lui a été utile. La note et le commentaire disent ce qu'un tour de table ne dit pas toujours.
Le vote étant anonyme, je propose toujours, une fois la moyenne révélée, à ceux qui le souhaitent de réagir et d'exprimer leur ressenti, surtout quand le retour est négatif. Personne n'est obligé de se dévoiler, mais celui qui veut expliquer sa note en a l'occasion, et c'est souvent là que l'on comprend ce qui n'a pas fonctionné.
De mon côté de facilitateur, c'est un retour direct sur mes ateliers. Je m'en sers pour les adapter aux attentes de l'équipe, plutôt qu'à l'idée que je me fais de ce qui lui convient.
La météo, avant chaque rétrospective
La météo est devenue pour moi un préalable indispensable aux ateliers de rétrospective. Elle pose le cadre : chacun dit dans quel état il arrive, et l'on sait tout de suite sur quel ton la séance va s'ouvrir.
Elle apporte aussi des éléments de fond. Les commentaires laissés avec la météo font souvent émerger des sujets, que l'on peut ensuite reprendre comme support pendant la rétrospective.
Le rôti du vendredi
Dans une équipe, la rétrospective avait lieu le vendredi, juste avant le déjeuner. Le jeu de mots n'a échappé à personne, et beaucoup se sont amusés avec l'image d'un rôti. J'ai fini par partager le vote ROTI avec une recette et la photo d'un bon rôti. Un détail, mais le vote est devenu un rendez-vous attendu plutôt qu'une formalité de fin de séance.
Limites à garder en tête
- Une moyenne cache les écarts. Deux 5 et deux 1 font un 3 rassurant : regardez toujours la répartition.
- Peu de votants, peu de signal. En dessous de cinq votes, une seule note fait bouger la moyenne d'un point ; lisez la tendance sur plusieurs séances.
- L'anonymat n'est jamais total. Dans une petite équipe, un commentaire peut trahir son auteur. Rappelez-le, et n'en cherchez jamais l'origine.
- Mesurer n'est pas améliorer. Le vote ouvre une conversation ; c'est l'action décidée ensuite qui change la réunion suivante.
Côté données : l'outil ne demande ni nom ni compte, n'enregistre ni adresse IP ni heure de vote, et supprime les séances au bout de deux ans. Le détail figure dans les mentions légales.